आपके व्यवसाय के लिए सही ऑनलाइन डेटा रूम चुनने की अंतिम मार्गदर्शिका
एक आकार-सभी के लिए फिट व्यवसाय दृष्टिकोण पुराना होता जा रहा है क्योंकि आधुनिक व्यवसाय अधिक विशिष्ट सेवाओं पर स्विच कर रहे हैं। वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं के लिए भी यही बात लागू होती है। वे दिन गए जब वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग केवल एम एंड ए के लिए किया जाता था। व्यवसाय अब आईपीओ, धन उगाहने, क्राउडफंडिंग या रियल एस्टेट व्यापार के लिए डेटा रूम सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं। और वैश्विक इलेक्ट्रॉनिक डेटा रूम तक पहुंचने की उम्मीद है 2030 तक $5,497 मिलियन .
इसे ध्यान में रखते हुए, डेटा रूम विक्रेता विभिन्न उद्योगों और प्रक्रियाओं के लिए अधिक अनुकूलित सेवाएं प्रदान कर रहे हैं। इस प्रकार, यह बहुत संभव है कि आईपीओ के लिए वर्चुअल डेटा रूम रियल एस्टेट के लिए पर्याप्त अच्छा न हो। साथ ही, व्यवसाय के आकार के लिए डेटा रूम सेवाओं का प्रकार भी भिन्न होता है।
आपको कैसे पता चलेगा कि डेटा रूम आपके व्यवसाय के लिए उपयुक्त है? या, आपको एक वर्चुअल डेटा रूम कैसे चुनना चाहिए जिसकी आपके व्यवसाय को आवश्यकता है?
अपनी कंपनी के लिए सही ऑनलाइन डेटा रूम सॉफ़्टवेयर चुनते समय इन तीन सरल चरणों का पालन करें।
विषयसूची
- 1. परिभाषित करें कि आपको डेटा रूम सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता क्यों है
- 2. वे सुविधाएँ चुनें जिनकी आपको आवश्यकता है
- 3. वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं पर शोध करें
- अंतिम शब्द
1. परिभाषित करें कि आपको डेटा रूम सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता क्यों है
वर्चुअल डेटा रूम अनिवार्य रूप से प्रमाणित डेटा रूम विक्रेताओं द्वारा होस्ट किए गए डिजिटल दस्तावेज़ रिपॉजिटरी हैं। व्यवसाय और सार्वजनिक संस्थान ऑनलाइन डेटा साझाकरण, डिजिटल सहयोग और परियोजना प्रबंधन के लिए डेटा रूम का उपयोग करते हैं। इसलिए, डेटा रूम सेवाओं को चुनने से पहले, कुछ प्रश्नों का उत्तर देना महत्वपूर्ण है, जैसे:
- आपको वीडीआर की क्या आवश्यकता है? क्या आपको इसकी आवश्यकता एक बार के प्रोजेक्ट के लिए है या आप इसे अपने सिस्टम में स्थायी रूप से शामिल करना चाहते हैं?
- डेटा रूम आपके संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने में कैसे मदद करेगा? क्या यह परिचालन को और अधिक प्रभावी बना देगा?
- आप डेटा रूम पर कितना खर्च कर सकते हैं? क्या इससे आपको कागज या मुद्रण लागत जैसे अन्य खर्चों को कम करने में मदद मिलेगी?
- आपको डेटा रूम में किन सुविधाओं की पेशकश करने की आवश्यकता है? आपको कितने डेटा रूम स्टोरेज की आवश्यकता है?
- प्रौद्योगिकी का उपयोग कौन करेगा? क्या आपके कर्मचारी नई तकनीक का उपयोग करने में सहज हैं?
2. वे सुविधाएँ चुनें जिनकी आपको आवश्यकता है
आवश्यकता की पहचान और बजट निर्धारण महत्वपूर्ण कदम हैं, क्योंकि वे आपको यह आकलन करने में मदद करेंगे कि आप किस प्रकार की सुविधाओं और सेवाओं का खर्च उठा सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने बोर्ड के सदस्यों के बीच संचार की सुविधा के लिए डेटा रूम की आवश्यकता है, तो डेटा प्रबंधन सेवाओं के अलावा मीटिंग प्रबंधन उपकरण होना भी महत्वपूर्ण है।
हालाँकि, कुछ सुविधाएँ अनिवार्य हैं, और वे आपके VDR में होनी चाहिए, चाहे आप इसका उपयोग कैसे भी करना चाहें। यहां कुछ पहलू हैं जिन पर आपको गौर करना चाहिए।
डेटा रूम सुरक्षा
सुरक्षा डेटा रूम प्रौद्योगिकी का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है। प्रत्येक खरीदार मुख्य रूप से इसकी डेटा सुरक्षा सुविधाओं के कारण डेटा रूम तकनीक का उपयोग करता है।
इसलिए, सुनिश्चित करें कि आपके वीडीआर में कम से कम दो-चरणीय सत्यापन, डिवाइस एक्सेस कंट्रोल, दस्तावेज़ एक्सेस कंट्रोल, डिजिटल वॉटरमार्क, 256-बिट एसएसएल डेटा एन्क्रिप्शन और व्यू-ओनली मोड जैसी बुनियादी सुरक्षा सुविधाएं हों।
सुरक्षा की दृष्टि से कुछ बेहतरीन डेटा रूम में iDeals, FimrRoom, फ़िरमेक्स और डेटासाइट शामिल हैं। आप इन डेटा रूम के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं datarooms-review.com - सबसे लोकप्रिय डेटा रूम प्रदाताओं पर विस्तृत और निष्पक्ष समीक्षाओं वाला एक विश्वसनीय मंच।
प्रमाणपत्र
डेटा रूम प्रदाताओं को विभिन्न वैश्विक और क्षेत्रीय नियामक निकायों द्वारा निर्धारित मानकों का पालन करना होता है। उदाहरण के लिए, वैश्विक निकायों में आईएसओ और जीडीपीआर शामिल हैं फिनरा , HIPAA और FISMA क्षेत्रीय नियामक प्राधिकरण हैं।
उपयोग में आसानी
डेटा रूम का उपयोग आमतौर पर डेटा के बड़े टुकड़ों को संभालने के लिए किया जाता है। बड़ी मात्रा में जानकारी साझा करने या संग्रहीत करने के लिए बल्क अपलोड, ड्रैग-एंड-ड्रॉप या फ़ाइल संपादक जैसी सुविधाओं का होना महत्वपूर्ण है।
3. वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं पर शोध करें
जब आप वर्चुअल डेटा रूम की तुलना करते हैं, तो विक्रेताओं पर भी कुछ शोध करने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है। ऊपर उल्लिखित प्रमाणपत्रों से शुरुआत करें और देखें कि क्या वे आपके नियामक प्राधिकरण द्वारा निर्धारित नियमों का अनुपालन करते हैं। उदाहरण के लिए, HIPAA अमेरिका में स्वास्थ्य सेवा क्षेत्र में डेटा प्रबंधन प्रथाओं को नियंत्रित करता है।
यहां विचार करने योग्य कुछ अन्य महत्वपूर्ण बातें हैं।
प्रासंगिक उद्योग अनुभव
जैसा कि शुरुआत में बताया गया है, डेटा रूम विक्रेता आजकल विभिन्न व्यवसायों और उद्योगों के लिए अनुकूलित सेवाएं प्रदान करते हैं।
उद्योग का अनुभव महत्वपूर्ण है क्योंकि यह विक्रेताओं को उद्योग-विशिष्ट चुनौतियों का बेहतर तरीके से आकलन करने में मदद करता है। इसके अलावा, गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए डेटा रूम सार्वजनिक संस्थानों या वाणिज्यिक संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले डेटा रूम से भिन्न होते हैं।
डिजिटल उपस्थिति
आधुनिक उपभोक्ता विश्वास निर्माण के लिए डिजिटल उपस्थिति को एक महत्वपूर्ण कारक मानते हैं। क्या आप बिना किसी डिजिटल उपस्थिति के वर्चुअल डेटा रूम की कल्पना कर सकते हैं? आधिकारिक वेबसाइट के अलावा, आप लिंक्डइन जैसे पेशेवर प्लेटफॉर्म पर कंपनी प्रोफाइल देख सकते हैं।
इसके अलावा, आप अपने शोध को कैप्टेरा, ट्रस्टरेडियस, जी2 और सॉफ्टवेयर एडवाइस जैसे प्रसिद्ध वैश्विक सॉफ्टवेयर समीक्षा प्लेटफार्मों तक बढ़ा सकते हैं। नगण्य डिजिटल उपस्थिति एक खतरे का संकेत है।
ग्राहक सहेयता
किसी विक्रेता को चुनने में ग्राहक सहायता सेवा परिभाषित कारकों में से एक है। डेटा रूम इंस्टालेशन से लेकर प्रशिक्षण से लेकर समस्या निवारण तक, केवल जानकार और उत्तरदायी ग्राहक सहायता ही आपके लिए चीजों को आसान बना सकती है। असाधारण ग्राहक सहायता वाला एक अच्छा डेटा रूम सामान्य ग्राहक सहायता वाले असाधारण डेटा रूम से बेहतर है।
अंत में, अपनी नि:शुल्क परीक्षण अवधि का उपयोग करना न भूलें, जो लगभग हर उच्च-स्तरीय डेटा रूम विक्रेता प्रदान करता है।
अंतिम शब्द
डेटा रूम चयन प्रक्रिया को हल्के में नहीं लिया जाना चाहिए। एक दोषपूर्ण निर्णय न केवल समय और संसाधनों को बर्बाद करता है, बल्कि डेटा उल्लंघन या लीक का कारण बन सकता है, और इस प्रकार, आपके व्यवसाय की समग्र भलाई को खतरे में डाल सकता है। आपके व्यवसाय के लिए डेटा रूम सॉफ़्टवेयर चुनते समय उपर्युक्त चरण अत्यधिक अनुशंसित युक्तियाँ हैं।
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